1.5 Einladungsbrief erstellen

Videoerläuterung

Textbeschreibung

Einladungsbriefe können als Serienbriefe direkt aus der E-Marketing-Suite exportiert werden.

Die inhaltliche / textliche Bearbeitung der Vorlagen findet wie gewohnt in Ihrem Textverarbeitungsprogramm statt.

Vorgehen:

  1. Erstellen Sie das Dokument in Microsoft Word, LibreOffice, OpenOffice oder auch einer Online-Anwendung wie Google Docs.
  2. Verwenden Sie für die Platzhalter folgende Variablen:
    • Anrede: ${salutation}
    • Titel: ${title}
    • Vorname: ${firstName}
    • Nachname: ${lastName}
    • Adresse: ${street}
    • PLZ: ${zip}
    • Stadt: ${city}
    • Land: ${country}
    • Anredeformel: ${func:salutation_de}
    • Persönlicher Code: ${func:getKey}
    • QR Code: ${qrcode:qrUrl}

    Eine umfassendere Liste mit Variablen finden Sie in der Online-Hilfe der EMS.

  3. Speichern Sie das Dokument auf Ihrem Rechner als Datei mit der Endung ".docx" ab.
  4. Klicken Sie in der EMS auf "System" -> "E-Mail & Vorlagen" -> "Textbausteine".
  5. Klicken Sie oben auf "Import" -> "Dokumentenimport".
  6. Klicken Sie im Dialogfenster auf das "Wolke"-Symbol rechts neben dem Feld "Upload".
  7. Wählen Sie die .docx-Datei aus, die Sie zuvor auf Ihrem Rechner abgelegt haben.
  8. Klicken Sie auf "Upload".
  9. Die Datei ist nun in der Liste zu sehen.
  10. Wechseln Sie in der EMS in den Bereich "Kontakte" -> "Personen".
  11. Setzen Sie in den einzelnen Kontaktdatensätzen das Merkmal "Einladung" bei den Kontakten, die Sie einladen möchten.
  12. Klicken Sie dann auf "Kontakte" -> "Filter" -> "Einladungen Freischütz".
  13. Klicken Sie dann "Einladungen Freischütz" und dann im unteren Teil auf "Ergebnis anzeigen"
  14. Klicken Sie dann oben auf "Export"
  15. Im Dialogfenster auf "Typ": "Kontakte export"; Formatwahl: "MS Word Export"; Filter: "Einladungen Freischütz"; Template: "Einladung_Freischütz"; Haken setzen bei "In einem Word-Dokument zusammenfassen"
  16. Klicken Sie auf "Export", dann auf "Ja"
  17. Warten Sie, bis der Fortschritt bei "100%" ist, Klicken Sie dann auf "Datei herunterladen".
  18. Sie können nun die Datei öffnen und drucken.

Rückmeldungen

Eingeladene Personen können sich über den Link im Dokument sowie mit ihrem Code oder über den im Dokument enthaltenen QR Code zurückmelden.

Rückmeldezahlen können Sie über die Filter im Ordner "Einladungen Freischütz" sehen.

Die Rückmeldeliste erhalten Sie, indem Sie den Filter "Filter Einladungen Freischütz" auswählen und dann auf "Ergebnisse anzeigen" klicken.